Die Ausgleichsabgabe muss von allen betroffenen Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen jährlich bis zum 31. März angezeigt und bezahlt werden. Dabei wird immer das vergangene Jahr betrachtet. Bis zum 31. März 2026 muss also die Ausgleichsabgabe für das Jahr 2025 gezahlt werden.

Wenn Unternehmen die Pflichtarbeitsplätze nicht mit schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Personen besetzen, müssen sie die Ausgleichsabgabe bezahlen. Dabei wird die Ausgleichsabgabe anhand der Beschäftigungsquote im Jahresdurchschnitt gestaffelt (in § 160 Absatz 2 SBG IX in Nummer 1 bis 3 geregelt). Der Arbeitgeber muss die Ausgleichsabgabe pro unbesetztem Pflichtarbeitsplatz und pro Monat zahlen. Die Höhe des Betrages ist von der Anzahl der Arbeitsplätze im Unternehmen und der Erfüllungsquote abhängig.

Da es sich um einen Jahresdurchschnitt handelt, sind bei Personenangaben auch Teilzahlen möglich (Beispiel: mehr als eine Person aber weniger als zwei Personen).

Unternehmen mit 60 und mehr Arbeitsplätzen:

• Bei einer Beschäftigungsquote von mindestens 5 % fällt keine Ausgleichsabgabe an;
• hat der Arbeitgeber unter 5 %, aber über 3 % der Pflichtarbeitsplätze besetzt, müssen 155 € pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz gezahlt werden;
• sind unter 3 %, aber mindestens 2 % der Pflichtarbeitsplätze besetzt, fallen 275 € pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz an;
• hat der Arbeitgeber mehr als 0 %, aber unter 2 % der Pflichtarbeitsplätze besetzt, müssen 405 € pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz gezahlt werden;
• wenn kein Pflichtarbeitsplatz besetzt ist (Quote = 0 %), fallen 815 € pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz an.

Unternehmen mit 40 bis 59 Arbeitsplätzen:

• Bei einer Beschäftigungsquote von mindestens 2 Menschen mit Schwerbehinderung fällt keine Ausgleichsabgabe an;
• hat der Arbeitgeber mindestens 1, aber weniger als 2 Pflichtplätze besetzt, müssen 155 € pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz gezahlt werden;
• ist weniger als 1 Pflichtarbeitsplatz besetzt, aber mehr als kein Pflichtarbeitsplätz, fallen 275 € pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz an;
• wenn kein Pflichtarbeitsplatz besetzt ist, müssen 465 € pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz gezahlt werden.

Unternehmen mit 20 bis 39 Arbeitsplätzen:

• Bei einer Beschäftigungsquote von mindestens 1 Menschen mit Schwerbehinderung fällt keine Ausgleichsabgabe an;
• ist weniger als 1 Pflichtarbeitsplatz besetzt, aber mehr als kein Pflichtarbeitsplätz, fallen 155 € pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz an;
• wenn kein Pflichtarbeitsplatz besetzt ist, müssen 235 € pro unbesetzten Pflichtarbeitsplatz gezahlt werden.

Unternehmen mit weniger als 20 Arbeitsplätzen müssen keine Pflichtarbeitsplätze besetzen und zahlen damit keine Ausgleichsabgabe.

Unternehmen, Betriebe und Dienststellen können die Kosten der Ausgleichsabgabe senken, indem sie Aufträge an Werkstätten für behinderte Menschen (WfbM) vergeben. Bitte beachten: Bei diesen Aufträgen können maximal 50 % der erbrachten Arbeitsleistungen angerechnet werden. Alle weiteren Kosten können nicht angerechnet werden.

Das Ziel ist die Teilhabe am Arbeitsleben für Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen zu fördern. Mit den Mitteln aus der Ausgleichsabgabe werden Unternehmen unterstützt, die einen Menschen mit Schwerbehinderung beschäftigen oder eine Beschäftigung anstreben. Das Inklusions- und Integrationsamt berät Unternehmen zur barrierefreien Arbeitsplatzgestaltung, unterstützt mit finanziellen Leistungen beispielsweise durch Lohnkostenzuschüsse oder mit dem vielseitigen Fortbildungsangebot.

Phase 1: Anzeige stellen

1. Die Unternehmen müssen die Anzeige zur Beschäftigung von Menschen mit Schwerbehinderung, ihnen gleichgestellten sowie sonstigen anrechenbaren Personen erstellen.
2. Die Anzeige kann mit IW-Elan erstellt werden. Dabei werden unter anderem folgende Daten abgefragt:
   1. Arbeitgeberdaten,
   2. Arbeitsplätze und Berechnung der Beschäftigungsquote
   3. Verzeichnis der beschäftigten schwerbehinderten, ihnen gleichgestellten Menschen und sonstiger anrechnungsbaren Personen,
   4. gegebenenfalls ein Verzeichnis der Aufträge an anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen und Blindenwerkstätten.
3. Sobald die Anzeige erstellt wurde, kann sie über IW-Elan an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden.

Bitte beachten: Die Anzeige muss spätestens bis zum 31. März bei der Bundesagentur für Arbeit eingegangen sein.

Phase 2: Ausgleichsabgabe zahlen

1. In der Anzeige, die die Unternehmen an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln, ist auch die Höhe der zu zahlenden Ausgleichsabgabe aufgeführt.
2. Die Ausgleichsabgabe muss ohne Aufforderung im Wege der Selbstveranlagung an das Inklusions- und Integrationsamt überwiesen werden.

Bitte beachten: Der Zahlungseingang beim Inklusions- und Integrationsamt muss bis zum 31. März erfolgt sein. Für rückständige Beträge der Ausgleichsabgabe erhebt das Inklusions- und Integrationsamt ab dem 01. April Säumniszuschläge. Diese betragen pro angefangener Monat 1 Prozent der Ausgleichsabgabe.
 

Phase 3: Anzeige prüfen

1. Die übermittelte Anzeige wird von der Bundesagentur für Arbeit auf Korrektheit geprüft.
2. Nach der Prüfung inklusive gegebenenfalls notwendiger Korrekturen übermittelt die Bundesagentur für Arbeit die Daten an das Inklusions- und Integrationsamt.
3. Das Inklusions- und Integrationsamt gleicht die Höhe der anfallenden Ausgleichsabgabe mit der tatsächlich gezahlten Ausgleichsabgabe des Unternehmens ab. 

Bitte beachten: Bei einer korrekten Anzeige wird keine Bestätigung versandt. Bleibt eine Benachrichtigung aus, gilt die Anzeige als korrekt übermittelt und vollständig bezahlt.

Phase 4: Fehlerhafte Anzeige

Es gibt zwei mögliche Gründe für fehlerhafte Anzeigen:

1. Behörden stellen bei Prüfung fehlerhafte oder fehlende Anzeige fest
   1. Es wurde entweder keine Anzeige gestellt oder es wurden falsche Daten angegeben, wodurch sich die Höhe der Ausgleichsabgabe verändert.
   2. In diesem Fall sendet das Inklusions- und Integrationsamt dem Unternehmen einen Feststellungsbescheid mit Nachforderungen.
   3. Die Nachforderungen umfassen die Differenz zwischen der gezahlten und tatsächlich fälligen Ausgleichsabgabe.
   4. Zusätzlich dazu müssen Säumniszuschläge gezahlt werden. Diese betragen 1 Prozent der fälligen Ausgleichsabgabe pro Monat.
   5. Die Säumniszuschläge sind ab dem 1. April fällig.
       
2. Nachträgliche Korrektur durch das Unternehmen
   1. Unternehmen können ihre Anzeigen in IW-Elan korrigieren (wenn ihnen beispielsweise nachträglich ein Schwerbehindertenausweis oder ein Gleichstellungsbescheid vorgelegt wird) und erneut der Bundesagentur für Arbeit übermitteln.
   2. Die Bundesagentur für Arbeit überprüft die Korrektur und leitet die Daten anschließend an Das Inklusions- und Integrationsamt weiter.
   3. Kommt es im Zuge der Korrektur zu einer Senkung der Ausgleichsabgabe, veranlasst das Inklusions- und Integrationsamt eine Rückzahlung in Höhe der zu viel gezahlten Ausgleichsabgabe.